Gängige Eignungsanforderungen: Umsatz, Versicherung, Zertifizierungen

Warum es Eignungskriterien gibt

Jeder öffentliche Auftraggeber muss Anbieter aussieben, die tatsächlich nicht liefern können. Eignungskriterien — auch Auswahlkriterien oder Mindestanforderungen genannt — sind die Bestanden/Nicht-bestanden-Tore, die das Bieterfeld vor der eigentlichen Bewertung ausdünnen. Es sind „erfüllt: ja oder nein“-Fragen, und ein einziges „Nein“ disqualifiziert Sie — egal wie exzellent alles andere ist.

Die fünf Kategorien unten erscheinen auf über 90 % aller nennenswerten öffentlichen Ausschreibungen in den USA, der EU, UK, Australien, Kanada und bei internationalen Organisationen.

1. Mindestumsatz

Auftraggeber setzen einen Mindestjahresumsatz, um Anbieter auszusieben, die die Cashflow-Anforderungen des Vertrags nicht tragen können. Typische Schwellen:

• EU-Standard: Richtlinie 2014/24 deckelt die Mindestumsatz-Anforderung bei 2× dem geschätzten jährlichen Auftragswert. Ein 5-Mio.-€-Vertrag pro Jahr = maximal 10 Mio. € Umsatzanforderung.
• US-Bund: Keine feste Regel, aber ähnliche Logik. Bei Vergaben unterhalb der Simplified Acquisition Threshold entfällt sie oft.
• Rahmenvereinbarungen: Oft ein Korridor — z. B. „Umsatz im Bereich X–Y £ in jedem der letzten 3 Jahre nachweisen“.

Vorbereitung: Halten Sie geprüfte Jahresabschlüsse der letzten 3 Jahre bereit. Manche Ausschreibungen akzeptieren BWAs, wenn testierte Abschlüsse noch fehlen — prüfen Sie die konkrete Anforderung.

2. Versicherungsschutz

Öffentliche Auftraggeber verlangen Vermögensschadenhaftpflicht (PI), Betriebshaftpflicht und teils Arbeitgeberhaftpflicht in festgelegten Mindesthöhen. Übliche Größenordnungen:

• Vermögensschadenhaftpflicht: 1–5 Mio. £ für Dienstleistungen, 5–25 Mio. £ für große Beratungs- oder IT-Verträge.
• Betriebshaftpflicht: 2–10 Mio. £ Standard.
• Arbeitgeberhaftpflicht: 5 Mio. £+ (gesetzliches Minimum in UK).
• Cyber-Versicherung: bei IT-Verträgen zunehmend gefordert, oft 1–5 Mio. £.

Versicherungsanforderungen binden nach dem Zuschlag, nicht vor dem Angebot — Sie können meist mit einer Absichtserklärung Ihres Versicherers bieten, dass er im Gewinnfall die geforderten Summen zeichnet. Dafür brauchen Sie aber eine echte Maklerbeziehung, die solche Schreiben schnell liefert.

3. Referenzen / Erfahrung

Auftraggeber wollen Belege, dass Sie Vergleichbares schon geliefert haben. Formate variieren:

• N von M Verträgen vergleichbaren Umfangs. „Nennen Sie 3 vergleichbare Verträge der letzten 3 Jahre, je >500.000 £ Wert.“
• Auftraggeber-Referenzen. Benannte Ansprechpartner früherer Auftraggeber, die die Bewerter anrufen können.
• Branchenerfahrung. „Mindestens 5 Jahre Erfahrung mit NHS-Trusts“ oder „Projekte im Verteidigungssektor geliefert“.
• Team-Erfahrung. Benannte Personen mit X Jahren in Rolle Y.

Vorbereitung: Führen Sie eine lebende Referenzdatenbank — jedes abgeschlossene Projekt mit Daten, Werten, Umfang, Ansprechpartner, Ergebnissen. Wenn eine Ausschreibung erscheint, sollten Sie 3–5 aus einem kuratierten Set von 30 auswählen — nicht krampfhaft rekonstruieren, was Sie 2022 gemacht haben.

4. Zertifizierungen

Welche Zertifikate verlangt werden, hängt von Branche und Jurisdiktion ab. Die häufigsten:

• ISO 9001 — Qualitätsmanagement. Bei größeren Vergaben fast universell gefordert.
• ISO 14001 — Umweltmanagement. Standard für Bau, Fertigung, Gebäudedienste.
• ISO 27001 — Informationssicherheit. Pflicht bei IT-Verträgen mit sensiblen Daten.
• ISO 45001 — Arbeitsschutzmanagement.
• Cyber Essentials / Cyber Essentials Plus (UK) — britische Basis-Cyberzertifizierung. Standard für Regierungs-IT.
• SOC 2 Type II — in den USA bevorzugtes Cloud-/SaaS-Sicherheitsaudit.
• DUNS / UEI — Lieferantenkennung. UEI hat DUNS im US-Bund abgelöst (April 2022); DUNS anderswo weiter in Gebrauch.
• Modern-Slavery-Act-Erklärung (UK, ab 36 Mio. £ Umsatz) — gesetzlich vorgeschrieben.
• Branchenspezifisch: BIS-/ISI-Zeichen in Indien für regulierte Produkte, CE-Kennzeichnung in der EU, UL-Listung in den USA, DSGVO-Compliance-Nachweise usw.

Pflegen Sie eine Zertifikats-Matrix — welche Sie halten, Ablaufdaten, Erneuerungsplan. Kalendererinnerungen 3 Monate vor Ablauf. Eine verpasste Zertifikatserneuerung mitten in einer Bid-Kampagne ist ein klassisches Desaster.

5. Rechts- und Compliance-Status

Jede öffentliche Ausschreibung stellt eine Batterie von Rechtsstatus-Fragen:

• Keine Insolvenz / Abwicklung / Liquidation
• Keine Verurteilungen wegen Betrug, Korruption, Geldwäsche, Terrorismus
• Steuern und Sozialabgaben aktuell bezahlt
• Keine Verurteilungen wegen schwerer Arbeitsrechtsverstöße
• Keine Umweltverstöße
• Kein Interessenkonflikt mit dem Auftraggeber

Das sind Eigenerklärungen mit Nachweispflicht. Die EU standardisiert sie als EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung/ESPD); UK nutzt den Selection Questionnaire (SQ); das US-Bundssystem die SAM.gov-Registrierung. Falschangaben = dauerhafter Ausschluss.

Branchenspezifische Extras

• Verteidigung: ITAR-Compliance (US), Defence Cyber Protection Partnership (UK), Facility Security Clearance.
• Gesundheit: HIPAA (US), NHS Data Security & Protection Toolkit (UK), MDR/IVDR (EU-Medizinprodukte).
• Finanzdienstleistungen: ISO 27001, PCI-DSS bei Zahlungen, regulator-spezifische Testate.
• Bau: CSCS-Karten, PAS 91 (UK), lokale Baubehörden-Lizenzen.
• Umwelt: ISO 14001, ISO 50001 (Energiemanagement), länderspezifische Abfall-/Emissionsgenehmigungen.

Wie Auftraggeber Angaben prüfen

• Stichprobe. Bewerter greifen 1–2 Angaben zufällig heraus und fordern Originalnachweise an.
• Prüfung vor Vertragsschluss. Der Gewinner muss vor Unterzeichnung das vollständige Nachweispaket liefern.
• Referenzanrufe. Der Auftraggeber ruft Ihre benannten Referenzen an und stellt strukturierte Fragen.
• Öffentliche Register. Insolvenzregister, Steuerbehörden-Datenbanken, Strafregister — zunehmend automatisiert.
• Dritt-Testate. Bestätigungen von Wirtschaftsprüfern und Zertifizierungsstellen.

Wo TenderYeti ins Bild kommt

Sobald Ihr Eignungsprofil steht, kann TenderYetis KI-Relevanzbewertung Ausschreibungen priorisieren, bei denen Sie ALLE Muss-Kriterien erfüllen. Geben Sie der KI eine Unternehmensbeschreibung samt Zertifikaten und Größenklasse — nicht passende Ausschreibungen werden als niedrig relevant behandelt. Siehe TenderYeti.

Häufig gestellte Fragen