RFP vs RFQ vs EOI: de definitieve vergelijking voor leveranciers

De verschillen in één zin

Een RFQ (Request for Quotation) vraagt "hoeveel kost het" wanneer de opdrachtgever al weet wat hij wil.
Een RFP (Request for Proposal) vraagt "hoe zou u dit aanpakken" wanneer de opdrachtgever het resultaat kent maar wil dat leveranciers de oplossing voorstellen.
Een EOI (Expression of Interest) vraagt "bent u bekwaam en geïnteresseerd" als eerste-rondefilter vóór een van beide bovenstaande.

Vergelijking naast elkaar

Wanneer u een RFQ kunt verwachten

Opdrachtgevers gebruiken RFQ's wanneer het product of de dienst zo gestandaardiseerd is dat prijs de enige betekenisvolle onderscheidende factor is. Klassieke RFQ-scenario's:

• Een gemeente die 50 identieke voertuigen volgens specificatie koopt.
• Een ziekenhuis dat operatiehandschoenen inkoopt — merk + maat + volume, geef uw prijs op.
• Een schoolbestuur dat laptops van een specifieke SKU bestelt.

Leveranciers besteden weinig moeite aan RFQ-reacties — één pagina die conformiteit met de specificatie bevestigt, één pagina prijzen, leveringsvoorwaarden. De opdrachtgever kiest de laagste conforme offerte en gunt. Gangbaar bij micro-aankopen van overheden en aankopen onder vereenvoudigde drempels.

Wanneer u een RFP kunt verwachten

RFP's verschijnen wanneer de opdrachtgever weet welk resultaat hij nodig heeft, maar wil dat leveranciers voorstellen hoe. Voorbeelden:

• "Ontwerp en bouw een nieuw patiëntendossiersysteem voor ons ziekenhuisnetwerk." Meerdere valide architecturen; de opdrachtgever wil voorstellen van leveranciers.
• "Consultancy voor digitale transformatie van onze belastingdienst." Aanpak, team en methodologie doen er allemaal toe.
• "Beheerde cybersecuritydiensten met respons-SLA's." Meerdere manieren om het SOC in te richten.

RFP's vragen serieuze inspanning — managementsamenvatting, technische aanpak, cv's van het team, referenties van eerdere prestaties, projectplan, prijs. De beoordeling is een gewogen mix van technische kwaliteit (vaak 50-70% van het totaal) en prijs (30-50%). Zie onze gedetailleerde inschrijfgids voor de volledige opbouw van een reactie.

Wanneer u een EOI kunt verwachten

EOI's zijn prekwalificatiefilters. De opdrachtgever wil de omvang van de bereikbare leveranciersmarkt peilen en een beheersbaar aantal partijen shortlisten voor de volledige competitie. Veelvoorkomende aanleidingen:

• Een nieuw project met onbekende marktcapaciteit — de opdrachtgever wil zien wie geïnteresseerd en gekwalificeerd is.
• Een zeer complex contract waarbij een niet-openbare of tweefasenprocedure wordt gebruikt.
• Werving voor een raamovereenkomst waarbij de opdrachtgever een gekwalificeerde pool wil voor toekomstige nadere opdrachten.

EOI-reacties zijn doorgaans 5-15 pagina's: bedrijfsprofiel, capability statement, relevante eerdere ervaring, financiële positie, bio's van sleutelpersoneel. Selectiecriteria zijn meestal pass/fail tegen minimumdrempels (omzet, verzekering, aantal eerdere projecten), gevolgd door een top-N-rangschikking voor de shortlist.

Hoe de terminologie per regio verschilt

• Verenigde Staten: RFP, RFQ, RFI (Request for Information — vergelijkbaar met EOI), Sources Sought (vroeg marktonderzoek).
• Verenigd Koninkrijk: ITT (Invitation to Tender — vergelijkbaar met RFP), RFQ, Selection Questionnaire (SQ — vergelijkbaar met EOI).
• Europese Unie: aankondiging van een opdracht (openbare procedure = eenfase-RFP; niet-openbare procedure = EOI + RFP in twee fasen).
• India: RFP, RFQ en EOI worden alle gebruikt; ook "Notice Inviting Tender (NIT)".
• Wereldbank: REOI (Request for Expressions of Interest), RFP, Bid Document.
• Australië: RFT (Request for Tender = RFP), RFQ, EOI.

De namen verschillen, maar de onderliggende documenttypen zijn consistent. Betreedt u een nieuwe markt, koppel dan de lokale terminologie aan deze drie archetypen.

Beslissen of u reageert

De kosten van een reactie verschillen dramatisch per documenttype. Ruwe vuistregels:

• RFQ: 2-8 uur om te reageren. Vrijwel altijd de moeite waard als de specificatie bij uw capaciteiten past.
• RFP: 40-400 uur om te reageren, afhankelijk van de scope. Wees selectief — zie het bid/no-bid-raamwerk.
• EOI: 8-40 uur om te reageren. Meestal de moeite waard, omdat de inspanning klein is en de beloning toegang tot een shortlist.

De meest gemaakte fout: een RFP behandelen als een RFQ (te magere reactie, alleen prijs) of een RFQ als een RFP (overontwikkeld, met de kosten van een voorstellenteam die de marge opvraten).

Waar TenderYeti in het plaatje past

TenderYeti markeert het documenttype op elke geïndexeerde aanbesteding, zodat u uw dagelijkse digest kunt filteren op RFP vs RFQ vs EOI en elk type naar de juiste interne eigenaar kunt routeren (RFQ's naar sales-ops; RFP's naar een bidmanager; EOI's naar een businessdevelopmentlead). Zie de portaaldekking of ga aan de slag.

Veelgestelde vragen