RFP vs. RFQ vs. EOI: Der definitive Vergleich für Anbieter

Die Unterschiede in je einem Satz

Ein RFQ (Request for Quotation) fragt „wie viel“, wenn der Auftraggeber bereits genau weiß, was er will.
Ein RFP (Request for Proposal) fragt „wie würden Sie das lösen“, wenn der Auftraggeber das Ziel kennt, aber Lösungsvorschläge der Anbieter will.
Ein EOI (Expression of Interest) fragt „sind Sie fähig und interessiert“ — als Vorfilter vor einem der beiden obigen Verfahren.

Direkter Vergleich

Wann Sie mit einem RFQ rechnen sollten

Auftraggeber nutzen RFQs, wenn Produkt oder Leistung so standardisiert sind, dass der Preis das einzige relevante Unterscheidungsmerkmal ist. Klassische RFQ-Szenarien:

• Eine Kommune beschafft 50 identische Fahrzeuge nach Spezifikation.
• Ein Krankenhaus kauft OP-Handschuhe — Marke + Größe + Menge, bitte Preis nennen.
• Ein Schulbezirk bestellt Laptops einer bestimmten Artikelnummer.

Anbieter investieren wenig Aufwand in RFQ-Antworten — eine Seite Konformitätsbestätigung, eine Seite Preis, Lieferbedingungen. Der Auftraggeber wählt das günstigste konforme Angebot und vergibt. Üblich bei Kleinstvergaben und Direktkäufen unterhalb der Schwellenwerte.

Wann Sie mit einem RFP rechnen sollten

RFPs erscheinen, wenn der Auftraggeber das gewünschte Ergebnis kennt, aber Lösungswege von den Anbietern hören will. Beispiele:

• „Entwerfen und bauen Sie ein neues Patientenakten-System für unseren Klinikverbund.“ Mehrere valide Architekturen; der Auftraggeber will Vorschläge.
• „Beratung zur digitalen Transformation unserer Steuerbehörde.“ Ansatz, Team, Methodik zählen.
• „Managed-Cybersecurity-Services mit Reaktions-SLAs.“ Mehrere Wege, das SOC zu strukturieren.

RFPs verlangen ernsthaften Antwortaufwand — Executive Summary, technischer Ansatz, Team-Lebensläufe, Referenzen, Projektplan, Preis. Bewertet wird gewichtet nach technischer Güte (oft 50–70 %) und Preis (30–50 %). Die vollständige Antwortstruktur finden Sie in unserem Leitfaden zum Bieten.

Wann Sie mit einem EOI rechnen sollten

EOIs sind Präqualifikations-Filter. Der Auftraggeber will den Anbietermarkt vermessen und eine handhabbare Zahl für den eigentlichen Wettbewerb vorauswählen. Typische Auslöser:

• Neues Projekt mit unbekannter Marktkapazität — wer ist interessiert und qualifiziert?
• Hochkomplexer Vertrag im nicht offenen oder zweistufigen Verfahren.
• Aufbau einer Rahmenvereinbarung mit präqualifiziertem Pool für spätere Einzelabrufe.

EOI-Antworten umfassen typischerweise 5–15 Seiten: Unternehmensprofil, Leistungsdarstellung, einschlägige Referenzen, Finanzkennzahlen, Kurzprofile der Schlüsselpersonen. Die Auswahl erfolgt meist bestanden/nicht bestanden gegen Mindestschwellen (Umsatz, Versicherung, Projektanzahl), danach Top-N-Ranking für die Shortlist.

Wie die Terminologie je Region variiert

• USA: RFP, RFQ, RFI (Request for Information — ähnlich dem EOI), Sources Sought (frühe Markterkundung).
• Vereinigtes Königreich: ITT (Invitation to Tender — ähnlich dem RFP), RFQ, Selection Questionnaire (SQ — ähnlich dem EOI).
• Europäische Union: Auftragsbekanntmachung (offenes Verfahren = einstufiges RFP; nicht offenes Verfahren = EOI + RFP zweistufig).
• Indien: RFP, RFQ, EOI gebräuchlich; zusätzlich „Notice Inviting Tender (NIT)“.
• Weltbank: REOI (Request for Expressions of Interest), RFP, Bid Document.
• Australien: RFT (Request for Tender = RFP), RFQ, EOI.

Die Namen unterscheiden sich, die Dokumenttypen dahinter sind konsistent. Beim Eintritt in einen neuen Markt: lokale Terminologie auf diese drei Archetypen abbilden.

Antworten oder nicht?

Die Antwortkosten variieren dramatisch je Dokumenttyp. Faustregeln:

• RFQ: 2–8 Stunden. Fast immer lohnend, wenn die Spezifikation zu Ihren Fähigkeiten passt.
• RFP: 40–400 Stunden je nach Umfang. Selektiv angehen — siehe Bid/No-Bid-Framework.
• EOI: 8–40 Stunden. Meist lohnend: kleiner Aufwand, und der Gewinn ist der Platz auf der Shortlist.

Der häufigste Fehler: ein RFP wie ein RFQ behandeln (unterdimensionierte Antwort, nur Preis) — oder ein RFQ wie ein RFP (überkonstruiert, mit eingepreistem Proposal-Team, das die Marge auffrisst).

Wo TenderYeti ins Bild kommt

TenderYeti kennzeichnet den Dokumenttyp jeder indexierten Ausschreibung — Sie können Ihren täglichen Digest nach RFP, RFQ oder EOI filtern und jedes Dokument an den richtigen internen Owner leiten (RFQs an den Vertriebsinnendienst, RFPs an den Bid-Manager, EOIs an die Geschäftsentwicklung). Siehe Portalabdeckung oder jetzt starten.

Häufig gestellte Fragen